HR & Workplace Assistant

Taakomschrijving

Als HR & Workplace Assistant ben je het eerste aanspreekpunt en het gezicht van ons kantoor in Amsterdam. Jij zorgt dat gasten zich welkom voelen, dat collega’s worden ontzorgd en dat het kantoor er elke dag verzorgd bij staat. Daarnaast ondersteun je de HR Director en HR Manager bij de dagelijkse HR-werkzaamheden. Het is een uitvoerende, ondersteunende functie: je draagt geen eindverantwoordelijkheid voor HR-beleid, facility management of het beheer en onderhoud van het gebouw, en werkt binnen de kaders en prioriteiten die door de leidinggevende worden bepaald. Het betreft een functie van 32–40 uur per week.

Hospitality & workplace

-        Zorgt dat het kantoor elke dag klaar is voor gebruik; is flexibel wanneer iets buiten kantooruren opgepakt moet worden;

-        Is het eerste aanspreekpunt voor gasten en collega’s: verwelkomt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste ruimte;

-        Zet de lunch klaar en ruimt op, doet wekelijks boodschappen en vult voorraden aan, bewust en met oog op verspilling;

-        Houdt vergaderruimtes, pantry, keuken en gezamenlijke ruimtes de hele dag verzorgd;

-        Is aanspreekpunt voor het schoonmaakbedrijf en geeft hen regelmatig feedback, maar steekt ook zelf de handen uit de mouwen: van de koelkast schoonmaken en de vaatwasser uitruimen tot een schilderij afstoffen;

-        Is aanspreekpunt voor het plantenbedrijf;

-        Neemt pakketten en leveringen aan en verstuurt pakketten waar nodig.

Ondersteuning & organisatie

-        Zet vergaderruimtes klaar met koffie, water en benodigdheden;

-        Ondersteunt bij interne bijeenkomsten, lunches, borrels en kleine interne projecten, zoals een teammoment, een interne verhuizing of het regelen van attenties;

-        Ondersteunt het marketingteam bij het op- en afbouwen van events zoals House of Art, Adnight en klantevents;

-        Helpt collega’s met praktische verzoeken en zorgt dat actiepunten daadwerkelijk worden afgerond.

HR-ondersteuning

-        Ondersteunt de HR Director en HR Manager bij de dagelijkse HR-administratie;

-        Verwerkt en actualiseert medewerkergegevens in Workday;

-        Plant sollicitatiegesprekken in en ontvangt kandidaten;

-        Bereidt de eerste werkdag van nieuwe collega’s voor en ondersteunt bij offboarding;

-        Houdt personeelsdossiers bij en regelt attenties bij jubilea, verjaardagen en andere momenten.

Specifieke taken

C lients    -  Een verzorgde, representatieve en gastvrije uitstraling van de kantoorruimtes

I nnovation                                            -  Ideeën aandragen voor de sfeer, beleving en onboarding op kantoor

C ash                                                       -  Bewust omgaan met voorraden en middelen, met oog op verspilling

C olleagues                                            -  Collega’s ontzorgen, van eerste werkdag tot teammomenten, borrels en events

Onze waarden

We Care                                                 -  Oprechte aandacht voor collega’s, gasten en een verzorgde werkomgeving

We Are Ambitious                                -  Hoge standaard in netheid, gastvrijheid, nauwkeurigheid en afronding

We Are Entrepreneurial                      -  Zelf zien wat nodig is en het oppakken, zonder te wachten

We Do It Together                                -  Samen met marketing, collega’s en partners events en kantoormomenten laten slagen

Eisen

Opleiding:                                               Minimaal MBO/HBO denk- en werkniveau

Ervaring:                                                 Ervaring is minder belangrijk dan mentaliteit

Kennis:                                                    Goede beheersing van de Nederlandse taal en Engels; digitaal handig, werkt gemakkelijk met agenda’s, Outlook en de gebruikelijke Office-programma’s; ervaring met Workday is een pré

Soft skills:                                               Gastvrij, sociaal en representatief; een echte doener die energie krijgt van zorgen en regelen; heel schoon, netjes en zorgvuldig; ziet zelf wat aandacht nodig heeft; flexibel, zelfstandig en verantwoordelijk; gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Woont bij voorkeur in of rondom Amsterdam.